Moduł GENERALNY to program branżowy, który pozwala zarządzać projektem wykonawczym oraz wewnętrzne programy biurowo-księgowe.
Strona główna w module GENERALNY ma przedstawiać podstawowe, ważne informacje. W tym miejscu znajdują się trzy tryby widoku:
- widok inwestycji z wartością projektów,
- widok usterek wraz z ich etapami realizacji
- widok mapy inwestycji
To narzędzie pozwala na skuteczne i szybkie kontrolowanie efektywności działów zarządzających realizacją projektów. Każdy z widoków posiada możliwość filtrowania danych, dzięki temu jeszcze skuteczniej można uzyskać konkretne informacje.
GENERALNY składa się z kilku ważnych działów:
- dział przygotowania, gdzie tworzy się i zarządza kosztorysami inwestycji
- dział realizacji, gdzie zarządzamy ofertami oraz umowami
- dział finansowy, gdzie zarządzamy zawartymi umowami wraz z realizacją płatności
- dział odbiorów, w którym dokonujemy odbiorów poszczególnych etapów prac zgodnie z zawartymi umowami
- dział usterek, gdzie zarządzamy usterkami do zawartych umów wraz z przebiegiem ich realizacji
- dział statystyk, który pozwala ocenić prognozy i poziom kosztów przedsięwzięcia
Połączenie oprogramowania do zarządzania z programami biurowo-finansowymi powoduje, że wszelkiego rodzaju działania w zakresie zarządzania inwestycją są realizowane w jednym miejscu. To nowoczesne rozwiązanie zapewnia możliwość kompleksowej obsługi w ramach jednego modułu, ale także pozwala na proste kontrolowanie przebiegu procesów inwestycyjnych oraz ich rentowności.
Podstawowe funkcjonalności modułu GENERALNY
Nawigacja główna
Jest to panel główny, z którego użytkownik może się dostać bezpośrednio do wybranego działu:
Inwestycje
Tutaj otwiera się panel wszystkich inwestycji z widokiem podstawowych informacji o poszczególnych projektach. Możesz dodać nowy projekt lub otworzyć istniejący, a także zarządzać stroną internetową.
Zarządzanie sprzedażą
Ten panel odpowiada za zarządzanie zespołami sprzedażowymi w Twojej firmie, możesz tworzyć wewnętrzne i zewnętrzne zespoły sprzedażowe oraz naliczać prowizje od zrealizowanej sprzedaży zgodnie z warunkami umowy.
Produkty
Tutaj otwiera się lista wszystkich produktów w ramach wszystkich inwestycji wraz z ich statusami sprzedaży oraz filtrami wyszukiwarki według których możesz przeglądać dostępne dane, dzieląc je na poszczególne inwestycje, rodzaje produktu, statusy ich sprzedaży i wiele innych.
Umowy i oferty
Tutaj otwiera się lista wszystkich ofert i umów w ramach wszystkich inwestycji wraz z ich statusami oraz filtrami wyszukiwarki według których możesz przeglądać dostępne dane, dzieląc je na poszczególne inwestycje, rodzaje, statusy ich sprzedaży i wiele innych.
Dokumenty
Szybki dostęp do dokumentów – panel przekieruje Cię bezpośrednio do listy wszystkich wprowadzonych dokumentów
Zarządzanie usterkami
Szybki dostęp do listy wszystkich usterek w ramach wszystkich inwestycji wraz z ich statusami oraz filtrami wyszukiwarki według których możesz przeglądać dostępne dane, dzieląc je na poszczególne inwestycje, rodzaje, statusy ich sprzedaży i wiele innych.
Konta powiernicze
Szybki dostęp do salda rachunków powierniczych prowadzonych dla inwestycji.
Kalendarz
Szybki dostęp do kalendarza.
Mapa inwestycji
Podgląd lokalizacji prowadzonych inwestycji na mapie.
Właściwości
W tym miejscu rozpoczyna się proces tworzenia projektu.
wprowadzenie danych projektu
Tutaj wprowadzasz szczegółowe dane dotyczące inwestycji, nazwę, dane teleadresowe, pozwolenie na budowę i inne ważne dane.
tworzenie kosztorysu inwestycji
Kosztorys pozwala ocenić rentowność Twojego przedsięwzięcia, wprowadzenie danych inwestycji oraz poszczególnych etapów prac wraz z ilościami materiałów oraz wartościami cen pozwala oszacować przyszłe koszty związane z prowadzonym procesem inwestycyjnym.
tworzenie harmonogramu inwestycji
Harmonogram zakłada wprowadzenie poszczególnych etapów prowadzonego przedsięwzięcia deweloperskiego. Pozwala na określenie nazw etapów wraz ze szczegółowym opisem, a także procentowego udziału danego etapu wraz z automatycznym wyliczeniem wartości kwotowej i planowanej daty jego realizacji. Harmonogram będzie automatycznie pojawiał się w etapach inwestycji, dodanych budynkach oraz produktach wraz z możliwością jego edycji. Po zakończeniu poszczególnych etapów harmonogramu można dodać datę realnego zakończenia prac.
wprowadzanie indywidualnych numerów rachunków powierniczych
Tutaj wprowadzasz indywidualne numery rachunków powierniczych, narzędzie automatycznie sprawdza ich poprawność. Można przypisać poszczególne rachunki bezpośrednio do produktów.
tworzenie cenników produktów
Cennik pozwala na zarządzanie globalne cenami produktów poprzez dodanie poszczególnych rodzajów oferowanych produktów wraz z ich cenami. Można wybierać jednostkę wg której nastąpi sumowanie – sztuka lub metr kwadratowy. Ponad to, jest możliwość przeliczania cen globalnie – po zmianie w cenniku określonej ceny automatycznie następuje zastosowanie do wszystkich produktów. Pozwala to na szybkie szacowanie przyszłych przychodów. Jest też możliwość tworzenia cen alternatywnych i cen standardu wykończenia.
wprowadzenie dokumentów inwestycji
Przewidzieliśmy możliwość archiwizacji niezbędnych dokumentów urzędowych, geodezyjnych przy projekcie oraz ich drukowanie, a także wysłania załącznika drogą mailową bezpośrednio z programu
tworzenie struktury projektu
W tym miejscu dodaje się wszelkie produkty w ramach danej inwestycji. Można dodawać etapy, różne rodzaje budynków – jednorodzinnych i wielorodzinnych. Dodaje się kondygnacje oraz rodzaje lokali - mieszkalne, usługowe. Do poszczególnych produktów można dołączać rzuty. Dodaje się także produkty dodatkowe czyli miejsca parkingowe, garaże i komórki lokatorskie.
integracja ze stroną internetową inwestycji wraz z mapowaniem rzutów
Ta opcja pozwala na automatyczne zmiany statusów sprzedażowych na stronie internetowej niezwłocznie po wprowadzeniu rezerwacji czy umowy, ale również automatyczne zmiany cen czy innych danych wprowadzonych do programu. Daje to najnowsze informacje dla potencjalnych klientów na Twojej stronie internetowej.
Dział przygotowań
W tym miejscu dodaje się wszelkie produkty w ramach inwestycji
tworzenie struktury projektu
W tym miejscu dodaje się wszelkie produkty w ramach danej inwestycji. Można dodawać etapy, różne rodzaje budynków – jednorodzinnych i wielorodzinnych. Dodaje się kondygnacje oraz rodzaje lokali - mieszkalne, usługowe. Do poszczególnych produktów można dołączać rzuty. Dodaje się także produkty dodatkowe czyli miejsca parkingowe, garaże i komórki lokatorskie.
integracja ze stroną internetową inwestycji wraz z mapowaniem rzutów
Ta opcja pozwala na automatyczne zmiany statusów sprzedażowych na stronie internetowej niezwłocznie po wprowadzeniu rezerwacji czy umowy, ale również automatyczne zmiany cen czy innych danych wprowadzonych do programu. Daje to najnowsze informacje dla potencjalnych klientów na Twojej stronie internetowej.
Dział realizacji
W tym miejscu toczy się pełny zakres obsługi sprzedażowej, ofertowanie i obsługa umów.
automatyczne generowanie ofert
Ta opcja pozwala na automatyczne wygenerowanie oferty handlowej dla wybranego produktu z uwzględnieniem okresu jej ważności, szczegółów produktu oraz ewentualnych dodatków do oferty tj. miejsca parkingowe, komórka lokatorska z przedstawieniem poszczególnych cen, a także uwzględnieniem rabatu procentowego lub kwotowego. Daje możliwość na wysłanie pliku w formacie pdf, doc lub w treści maila bezpośrednio z programu wraz z załącznikami w postaci rzutów oraz wydrukowanie dokumentu do podpisu.
automatyczne generowanie rezerwacji telefonicznej/mailowej
Ta opcja pozwala na automatyczne wygenerowanie rezerwacji dla wybranego produktu z uwzględnieniem okresu jej ważności, szczegółów produktu oraz ewentualnych dodatków tj. miejsca parkingowe, komórka lokatorska z przedstawieniem poszczególnych cen, a także uwzględnieniem rabatu procentowego lub kwotowego. Daje możliwość na wysłanie pliku w formacie pdf, doc lub w treści maila bezpośrednio z programu wraz z załącznikami w postaci rzutów oraz wydrukowanie dokumentu do podpisu.
generowanie umów rezerwacyjnych
Ta opcja pozwala na automatyczne wygenerowanie umowy rezerwacyjnej dla wybranego produktu z uwzględnieniem okresu jej ważności, szczegółów produktu oraz dodatków tj. miejsca parkingowe, komórka lokatorska z przedstawieniem poszczególnych cen, a także uwzględnieniem rabatu procentowego lub kwotowego, wartości opłaty rezerwacyjnej oraz konta na które dokonana ma zostać wpłata. Daje możliwość na wysłanie pliku w formacie pdf, doc lub w treści maila bezpośrednio z programu wraz z załącznikami w postaci rzutów oraz wydrukowanie dokumentu do podpisu.
generowanie prospektów informacyjnych
Daje możliwość automatycznego generowania prospektu informacyjnego, również w części indywidualnej dla poszczególnego produktu zgodnie z wprowadzonymi danymi w zakresie produktu lub umowy.
przekształcanie umów rezerwacyjnych w umowy deweloperskie
Po zawarciu umowy deweloperskiej możemy dodać załącznik w postaci aktu notarialnego, który będzie widoczny przy umowie. Ponad to, wprowadzamy numer aktu notarialnego oraz dane Kancelarii Notarialnej i przypisujemy indywidualny numer rachunku powierniczego. W tym miejscy również wprowadzamy harmonogram płatności zgodny z zawartą umową.
generowanie umów przedwstępnych cywilnoprawnych
Ta opcja pozwala na automatyczne wygenerowanie umowy przedwstępnej cywilnoprawnej dla wybranego produktu z uwzględnieniem daty jej zawarcia, szczegółów produktu oraz dodatków tj. miejsca parkingowe, komórka lokatorska z przedstawieniem poszczególnych cen, a także uwzględnieniem rabatu procentowego lub kwotowego, wartości opłaty rezerwacyjnej oraz konta na które dokonana ma zostać wpłata. Daje możliwość na wysłanie pliku w formacie pdf lub w treści maila bezpośrednio z programu wraz z załącznikami w postaci rzutów oraz wydrukowanie dokumentu do podpisu.
przekształcanie umów deweloperskich i przedwstępnych w umowy sprzedaży
Po zawarciu umowy sprzedaży możemy dodać załącznik w postaci aktu notarialnego, który będzie widoczny przy umowie. Ponad to, wprowadzamy numer aktu notarialnego oraz dane Kancelarii Notarialnej.
automatyczne generowanie zestawień dla kancelarii notarialnej
Ta opcja daje możliwość wygenerowania automatycznego zestawienia do Kancelarii Notarialnej z niezbędnymi danymi nabywcy, przedmiotem umowy oraz wszelkimi danymi. Zestawienie możemy wysłać drogą mailową bezpośrednio z programu oraz wydrukować.
generowanie zaproszeń na akty notarialne dla klientów
Mamy możliwość wysyłania zaproszeń do klientów na umówione już terminy umów notarialnych wraz z niezbędnymi danymi, aby przygotować nabywcę do zawarcia umowy.
możliwość edycji tekstowej do wygenerowanych dokumentów
Generowane dokumenty są możliwe do edycji za pomocą pakietu biurowego w ramach programu. Opcja ta pozwala na tworzenie, edycje i zapisywanie wszelkich dokumentów tekstowych w oprogramowaniu i przypisywanie ich do klientów, umów lub innych.
historia umów
Dzięki historii umów mamy możliwość szybkiego wglądu do wszelkich zmian w toku prowadzenia negocjacji oraz trwania umów. Widoczne są daty zmian oraz użytkownik, który je wprowadził.
możliwość wprowadzenia aneksów do umów
Jeżeli ustalenia z klientem zmieniają się w trakcie mamy możliwość wprowadzenia zmiany do umowy i wygenerowania automatycznie nowej umowy z uwzględnieniem zmian.
generowanie zaproszeń na odbiory techniczne
Po ustaleniu harmonogramu odbiorów technicznych możesz wysyłać zaproszenia do klientów bezpośrednio z programu. Zapewnia to szybką komunikację i jednocześnie potwierdzenie ustalenia terminu dla obu stron.
generowanie protokołów odbiorów wraz z ewentualnymi uwagami
Protokoły odbioru są generowanie automatycznie, ponad to wszelkie wprowadzone uwagi są automatycznie przenoszone do modułu usterek, który pozwala nimi zarządzać. Do uwag jest możliwość dodania dokumentacji fotograficznej dla potwierdzenia szczegółów usterki. Do wprowadzonego protokołu należy dodać załącznik z podpisanym dokumentem.
integracja z modułem pocztowym, automatyczne wysyłanie wszelkich wygenerowanych dokumentów
Wszystkie dokumenty znajdują się jednym programie, integracja z modułem pocztowym pozwala na szybkie wysłanie dokumentów do adresata bezpośrednio z programu.
Dział finansowy
W tym miejscu toczy się proces obsługi finansowej do zawartych umów.
generowanie faktur proforma do harmonogramu umowy
Po zakończeniu danego etapu przedsięwzięcia deweloperskiego możesz automatycznie wygenerować faktury proforma dla danego etapu i wysłać je bezpośrednio z programu do klienta.
generowanie faktur zaliczkowych do zapłat
Po wypłacie środków z indywidualnych rachunków powierniczych możesz automatycznie wygenerować faktury zaliczkowe i wysłać je bezpośrednio z programu do klienta.
generowanie faktur sprzedaży
Po zawarciu umów przenoszących własność możesz automatycznie wygenerować faktury sprzedaży i wysłać je bezpośrednio z programu do klienta.
generowanie rozliczeń końcowych
Ostateczne rozliczenie z klientem zakłada rozliczenie powierzchni projektowej z powierzchnią powykonawczą, nasz program rozlicza to automatycznie. W rozliczeniu końcowym można uwzględnić również odsetki od nieterminowych wpłat, dodatkowe naliczenia według indywidualnych ustaleń oraz potrącenia z tytułu ewentualnych zaległości.
generowanie wezwań do zapłaty
W sytuacji kiedy klient spóźnia się z wpłatą możesz automatycznie wygenerować wezwanie do zapłaty i wysłać je bezpośrednio z programu drogą mailową.
wystawianie faktur korygujących
W razie potrzeby możesz automatycznie wygenerować fakturę korygującą i wysłać ją bezpośrednio z programu do klienta.
operacje przeksięgowań na rachunkach powierniczych
Masz dostęp do wszelkich transakcji na rachunkach powierniczych, widoczne jest pełne saldo dostępne na rachunkach indywidualnych oraz wartości przeksięgowane.
integracja z modułem pocztowym i biura
Dział usterek
W tym miejscu zarządza się zgłoszonymi usterkami.
wprowadzanie zgłoszonych usterek
Po otrzymaniu zgłoszenia usterki możesz ją przypisać do klienta lub umowy, wprowadzić do zgłoszenia dokumentację fotograficzną oraz opis szczegółowy. Dzięki temu tworzysz listę usterek wraz ze statusami ich realizacji, która pozwala na zarządzanie terminowością usuwania usterek i pełen podgląd bieżących spraw do realizacji.
przesyłanie zgłoszeń do podwykonawców
Bezpośrednio z programu możesz przekazać zgłoszenie usterki do odpowiedniego podwykonawcy odpowiedzialnego za jej usunięcie wraz z nadaniem priorytetu usterki. Dzięki temu masz pełny nadzór nad przebiegiem procesu zgłoszeń i realizacji usterek.
zmiana statusów usterek
Po sprawdzeniu zgłoszenia możesz edytować ich statusy, dostępne są statusy realizacji, wykonane oraz odrzucone jeśli nie zostały uznane.
generowanie wezwań do usunięcia usterek
W sytuacji kiedy podwykonawca nie wywiązuje się z terminowego usunięcia usterki możesz wygenerować automatyczne wezwanie i wysłać je bezpośrednio z programu do podwykonawcy.
integracja z modułem poczty i kalendarza
Dział statystyk
W tym miejscu masz dostęp do wyników prowadzonego przedsięwzięcia
możliwość tworzenia wykresów na podstawie różnych kryteriów
Ta opcja pozwala na szybki podgląd do aktualnych wyników sprzedażowych pod kątem bardzo różnych kryteriów i za pomocą różnego rodzaju wykresów ukazujących bieżącą sytuację sprzedażową.
Building Office
– Pakiet biurowo finansowy
Stworzenie w ramach jednego oprogramowania szeregu rozwiązań mających na celu zapewnienie kompleksowej obsługi Twojej firmy to rewolucja na rynku IT.
Rozwiązanie to pozwala na obsługę przedsiębiorstwa w ramach jednego narzędzia, a wszystkie programy są ze sobą kompatybilne, co powoduje że wszelkie procesy i działania są realizowane w ramach jednego oprogramowania, jednocześnie oszczędzając Twój czas i Twoje pieniądze.
Pakiet biurowo-finansowy jest bardzo szeroko rozbudowanym narzędziem. Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie na rynku przeznaczone dla przedsiębiorców, zapewniające nie tylko obsługę bieżącą poszczególnej branży, ale również pełną działalność wewnątrz firmy. Wybierając poszczególny moduł branżowy lub kilka modułów otrzymujesz pakiet biuro-finansowy, który zagwarantuje Twojej firmie systemową obsługę w jednym miejscu.
Pakiet składa się z szeregu programów niezbędnych do zarządzania przedsiębiorstwem i zapewnia pełny nadzór nad procesami biznesowymi w firmie.
Zawartość pakietu biurowego
W pakiecie biurowym znajdują się programy zapewniające bieżącą obsługę Twojej firmy:
- poczta – własny klient pocztowy w 100% kompatybilny z modułami branżowymi. Pozwala na pełne zarządzanie kontami użytkowników oraz wysyłanie wiadomości mailowych z załącznikami generowanymi automatycznie w pakiecie branżowym
- kalendarz – daje możliwość automatycznego tworzenia wydarzeń i spotkań w oparciu o wprowadzone dane w module branżowym
- archiwizacja dokumentów – wszelkiego rodzaju dokumenty są grupowane, przypisane do klienta lub inwestycji i łatwe do odnalezienia wraz z zeskanowanymi załącznikami
- zadania – pozwala na tworzenie struktury zadań dla poszczególnych użytkowników wraz z aktualizacją ich przebiegu
- arkusz tekstowy – tworzenie wszelkiego rodzaju dokumentów tekstowych bez dodatkowych programów, ponad to z możliwością bezpośredniego przypisania ich w określone miejsce
- arkusz kalkulacyjny – tworzenie wszelkiego rodzaju arkuszy kalkulacyjnych bez dodatkowych programów, ponad to z możliwością bezpośredniego przypisania ich w określone miejsce
- pliki – przechowywanie różnego rodzaju danych przedsiębiorstwa
- umowy – możliwość generowania i przechowywania wszelkiego rodzaju umów Twojej firmy
- przeglądarka internetowa – daje możliwość pełnego zarządzania oraz ograniczenia wyświetlania stron internetowych do tych, które są niezbędne do wykonywania obowiązków
Zawartość pakietu finansowego
W pakiecie finansowym są zawarte programy mające na celu zapewnienie obsługi i kontroli wszelkich czynności związanych z finansami Twojej firmy:
- dokumenty – program połączony z archiwizacją dokumentów zarządza wszelkiego rodzaju płatnościami i daje możliwość zatwierdzania ich przez uprawnionych użytkowników
- kadry i płace – zapewnia bieżącą obsługę pracowniczą, włącznie z dokumentacją do ZUS i US, a także obsługą wynagrodzeń
- księgowość – program pozwala na wykonywanie operacji księgowych, rejestrowanie i przetwarzanie transakcji przedsiębiorstwa
- kasa i bank – pozwala na pełną obsługę transakcji gotówkowych i bezgotówkowych
- kredyty – zapewnia możliwość obsługi bieżących kredytów w ramach przedsiębiorstwa oraz pozwala na wykonanie kalkulacji kredytowych